Oggi vogliamo raccontarvi la case history riguardante un nostro cliente che mensilmente gestiva la reportistica su statistiche di vendita e fatturato utilizzando un processo altamente manuale e soggetto ad errori e di come, il team di specialisti Consitek Group, sia riuscito ad efficientare questo processo grazie a Power BI.
La raccolta dati si basava su:
Saved Search e Report Analytics da NetSuite
File Excel compilati manualmente
Il processo richiedeva l’esportazione manuale dei dati da NetSuite, l'integrazione di informazioni aggiuntive e la creazione di una base dati univoca. Questa veniva poi caricata manualmente su Power BI, insieme all'aggiornamento del modello dati sottostante la dashboard.
Problematiche Riscontrate
Eccessiva manualità: Il processo coinvolgeva numerosi passaggi manuali, aumentando il carico di lavoro e il tempo necessario per completare la reportistica.
Alta possibilità di errore: L'intervento umano su più fasi del processo aumentava il rischio di errori nei dati.
Dati disponibili in ritardo: La natura manuale del processo causava ritardi nella disponibilità delle informazioni strategiche.
Mancanza di automatismi: Assenza di un flusso automatizzato che garantisse la certezza del dato in termini di quadratura e tempistiche.
Soluzione Implementata
Per affrontare queste criticità, è stata progettata e implementata una soluzione completa basata su Power BI e Microsoft Azure:
Automazione dell'estrazione dati da NetSuite:
Tramite procedure dedicate in NetSuite, i dati grezzi sono stati estratti direttamente dall'ERP e salvati su un Object Storage su Microsoft Azure.
Questo approccio ha permesso di eliminare l’intervento manuale nell’export dei dati, garantendo al contempo una maggiore integrità e accuratezza delle informazioni.
Integrazione diretta con Power BI:
Utilizzando il connettore nativo di Power BI, le estrazioni grezze sono state importate direttamente da Azure a Power BI, eliminando passaggi manuali intermedi.
Modello dati auto-incrementale:
Attraverso Power Query, è stato creato un modello dati auto-incrementale in grado di aggiornarsi automaticamente a ogni nuova estrazione.
Questo ha permesso di ottenere una reportistica sempre aggiornata, senza necessità di interventi manuali.
Schedulazione automatica del processo:
L'intero processo è stato schedulato per garantire l’aggiornamento periodico dei dati senza alcun intervento umano.
Questo ha consentito al team di concentrarsi sull'analisi dei dati, anziché sulla loro preparazione.
Ottimizzazione della Dashboard:
La dashboard Power BI è stata razionalizzata nei contenuti, migliorando la fruibilità delle informazioni e arricchendola di visualizzazioni strategiche.
Risultati Ottenuti
Riduzione della manualità: Automatizzando l'intero flusso, il tempo dedicato alla raccolta e preparazione dei dati è stato ridotto di oltre il 70%.
Diminuzione degli errori: L'eliminazione di interventi manuali ha drasticamente ridotto la possibilità di errori nei dati.
Dati in tempo reale: Grazie alla schedulazione automatica, i dati di vendita e fatturato sono ora disponibili in tempo reale, consentendo decisioni aziendali più rapide e informate.
Certezza del dato e maggiore affidabilità: La pipeline automatizzata ha garantito la quadratura e l’affidabilità dei dati, aumentando la fiducia del management nelle analisi presentate.
Efficienza operativa migliorata: Il team ha potuto dedicare più tempo all'analisi strategica, riducendo lo sforzo operativo legato alla preparazione della reportistica.
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Grazie all'integrazione di Power BI e Microsoft Azure, il cliente ha rivoluzionato il modo di analizzare le performance aziendali, ottenendo dati affidabili in tempo reale e riducendo drasticamente la manualità nei processi.
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